Power Automate এর ফ্লো তৈরি করা (Creating Flows in Power Automate)

Power Automate এর মাধ্যমে আপনি কাস্টম কার্যপ্রবাহ (custom workflows) তৈরি করতে পারেন যা বিভিন্ন কাজকে স্বয়ংক্রিয় করে। এটি কোডিং জ্ঞান ছাড়া বা কম কোড ব্যবহার করেও সম্ভব। Power Automate এ ফ্লো তৈরি করা একটি সহজ এবং ব্যবহারবান্ধব প্রক্রিয়া, যা ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন ধরনের কাজ সহজে অটোমেট করতে সহায়তা করে।

এখানে Power Automate এ ফ্লো তৈরি করার প্রক্রিয়া বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হলো।

Power Automate এ ফ্লো তৈরি করার ধাপ

1. Power Automate এ লগইন করুন

• প্রথমে Power Automate এ যান।
• আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগইন করুন।

2. Create বাটনে ক্লিক করুন

• লগইন করার পর, ড্যাশবোর্ডে যান এবং উপরের ডান পাশে থাকা Create বাটনে ক্লিক করুন।
• এখানে আপনি চারটি প্রধান ধরনের ফ্লো তৈরি করতে পারবেন:
  • Automated Flow
  • Instant Flow
  • Scheduled Flow
  • Desktop Flow

3. ফ্লো তৈরি করার ধরন নির্বাচন করুন

• Automated Flow: এই ফ্লোটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নির্দিষ্ট ইভেন্ট বা ট্রিগার ঘটলে চালু হয়। উদাহরণস্বরূপ, যখন একটি নতুন ইমেইল আসে, তখন একটি নোটিফিকেশন পাঠানো।
• Instant Flow: এই ফ্লোটি ব্যবহারকারী ম্যানুয়ালি চালু করেন। এটি সাধারণত একটি বোতাম বা ইউজার ইনপুটের মাধ্যমে চলে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বাটনে ক্লিক করে ডেটা সিঙ্ক করা।
• Scheduled Flow: এই ফ্লোটি নির্দিষ্ট সময়ে বা সময়সূচী অনুযায়ী চালু হয়। উদাহরণস্বরূপ, প্রতিদিন সকালে একটি রিপোর্ট ইমেইল করা।
• Desktop Flow: ডেস্কটপের কাজগুলো অটোমেট করতে ব্যবহার হয়। এটি Windows বা ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনের কাজ স্বয়ংক্রিয় করে।

4. Trigger নির্বাচন করুন

• ফ্লো তৈরির পর, Trigger নির্বাচন করতে হবে। Trigger হলো সেই ইভেন্ট যা ফ্লোটি শুরু করবে।
• উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি Automated Flow তৈরি করতে চান এবং ইমেইল আসে এমন সময় ফ্লো চালু করতে চান, তাহলে "When a new email arrives in Outlook" ট্রিগারটি নির্বাচন করুন।

5. Action যোগ করুন

• Trigger নির্বাচন করার পর, আপনি Action যোগ করতে পারেন যা Trigger ইভেন্ট ঘটলে সম্পন্ন হবে।
• উদাহরণ: ইমেইল আসলে Action হিসেবে "Send an email" নির্বাচন করতে পারেন অথবা "Save attachment to SharePoint"।

6. ফ্লো কাস্টমাইজ করুন

• Condition ব্যবহার করে আপনি ফ্লোতে লজিক যোগ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনো ইমেইলে নির্দিষ্ট কিওয়ার্ড থাকে তবে কেবল সেই ইমেইলটি প্রক্রিয়া করা হবে।
• Loop ব্যবহার করে আপনি একাধিক আইটেম প্রক্রিয়া করতে পারেন।
• Variable ব্যবহার করে ডেটা সংরক্ষণ এবং প্রক্রিয়া করা যাবে।

7. ফ্লো সংরক্ষণ এবং পরীক্ষা করুন

• ফ্লো কাস্টমাইজ করার পর, Save বাটনে ক্লিক করুন।
• Test অপশন ব্যবহার করে ফ্লোটি সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
• সফলভাবে টেস্ট হলে, ফ্লোটি চালু হয়ে যাবে এবং নির্ধারিত ইভেন্টের সাথে সম্পর্কিত অ্যাকশন শুরু হবে।

8. ফ্লো শেয়ার এবং ব্যবস্থাপনা

• আপনি আপনার তৈরি করা ফ্লো শেয়ার করতে পারেন, যদি এটি টিম বা অন্যদের সঙ্গে ব্যবহারের জন্য প্রয়োজন হয়।
• এছাড়াও, ফ্লোটি সম্পাদনা বা Delete করতে পারেন যদি সেটা আর প্রয়োজন না হয়।

Power Automate ফ্লো তৈরির উদাহরণ

উদাহরণ 1: ইমেইল আসলে একটি ফাইল SharePoint এ আপলোড করা

1. Trigger: "When a new email arrives in Outlook"
2. Action: "Save attachment to SharePoint"
3. এটি সম্পন্ন হলে, ফ্লোটি যখন একটি ইমেইল পাওয়া যাবে, তখন সেই ইমেইলটির অ্যাটাচমেন্টটি SharePoint ফোল্ডারে সংরক্ষণ করবে।

উদাহরণ 2: প্রতিদিন সকাল ৮টায় একটি রিপোর্ট ইমেইল পাঠানো

1. Trigger: "Recurrence" (Schedule the flow)
2. Action: "Send an email" (Send the report)
3. এটি নিশ্চিত করবে যে প্রতিদিন সকাল ৮টায় একটি নির্দিষ্ট রিপোর্ট ইমেইল পাঠানো হবে।

Power Automate ফ্লো তৈরির সুবিধা

• স্বয়ংক্রিয় কাজ: ম্যানুয়াল কাজের পরিবর্তে স্বয়ংক্রিয় কার্যপ্রবাহ তৈরি করে সময় বাঁচানো যায়।
• সহজ কাস্টমাইজেশন: Trigger এবং Actions এর মাধ্যমে কাস্টম কার্যপ্রবাহ তৈরি করা সহজ।
• বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের সাথে ইন্টিগ্রেশন: Office 365, SharePoint, Outlook, Teams, এবং অন্যান্য সেবার সাথে সংযোগ করা যায়।
• কোনো কোডিং প্রয়োজন নেই: Power Automate এর ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ ইন্টারফেস ব্যবহার করে কোডিং ছাড়াই কার্যপ্রবাহ তৈরি করা সম্ভব।
• টিম এবং গ্রুপ শেয়ারিং: তৈরি করা ফ্লো শেয়ার করার মাধ্যমে টিমের সদস্যরা সহজে একই কার্যপ্রবাহ ব্যবহার করতে পারে।

Power Automate এ ফ্লো তৈরি করা একটি শক্তিশালী টুল যা প্রতিদিনের কাজগুলো অটোমেট করতে সহায়ক। এটি আপনার কাজের গতি বৃদ্ধি, ভুল কমানো এবং সময় বাঁচাতে সাহায্য করে।

Power Automate এ Flow হলো একটি অটোমেটেড প্রক্রিয়া বা কার্যপ্রবাহ যা নির্দিষ্ট ইভেন্ট বা ট্রিগারের মাধ্যমে একাধিক পদক্ষেপ বা কার্যক্রম সম্পাদন করে। Flow ব্যবহার করে আপনি বিভিন্ন কাজ যেমন ইমেইল পাঠানো, ফাইল আপলোড করা, ডেটা সংগ্রহ করা, বা অ্যাপ্লিকেশনগুলোর মধ্যে ইন্টিগ্রেশন করতে পারেন, যা পুরো প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয় করে তোলে।

Power Automate এর মাধ্যমে আপনি তিনটি প্রধান ধরনের ফ্লো তৈরি করতে পারেন:

1. Automated Flow (স্বয়ংক্রিয় ফ্লো)
2. Instant Flow (ম্যানুয়ালি চালিত ফ্লো)
3. Scheduled Flow (নির্ধারিত সময়ে চালিত ফ্লো)

Flow এর মূল উপাদান

Power Automate এ Flow এর দুটি প্রধান উপাদান থাকে:

1. Trigger (ট্রিগার)
2. Action (অ্যাকশন)

1. Trigger (ট্রিগার):

• Trigger হলো সেই ইভেন্ট যা ফ্লো শুরু করে। এটি হতে পারে কোনো নির্দিষ্ট কাজ বা ঘটনার ফলে ফ্লো চালু হওয়া। উদাহরণস্বরূপ:
  • "When an email arrives in Outlook" (যখন Outlook এ নতুন একটি ইমেইল আসে)
  • "When a new item is added to a SharePoint list" (যখন SharePoint লিস্টে নতুন একটি আইটেম যুক্ত হয়)

2. Action (অ্যাকশন):

• Action হলো সেই পদক্ষেপ যা ট্রিগার ইভেন্ট ঘটলে সম্পাদিত হয়। এটি একাধিক হতে পারে, যেমন:
  • "Send an email" (ইমেইল পাঠানো)
  • "Create a new item in SharePoint" (নতুন একটি আইটেম SharePoint এ তৈরি করা)
  • "Update a record in SQL database" (SQL ডেটাবেসে একটি রেকর্ড আপডেট করা)

Flow কীভাবে কাজ করে

Power Automate ফ্লো কাজ করার প্রক্রিয়া নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলোর মাধ্যমে ঘটে:

1. Trigger ইভেন্ট ঘটানো

• প্রথমে, নির্ধারিত trigger event ঘটতে হবে। এটি স্বয়ংক্রিয় বা ম্যানুয়াল হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, "When a new email arrives" trigger ইভেন্ট ঘটলে ফ্লো শুরু হবে।

2. Action নির্বাচন করা

• এরপর, ফ্লোটি চালু হওয়ার পর, আপনি নির্দিষ্ট action(s) নির্বাচন করবেন, যেগুলি ট্রিগার ইভেন্টের পর পরবর্তী পদক্ষেপ হিসেবে কাজ করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "Send an email" বা "Save an attachment to SharePoint" অ্যাকশন বেছে নিতে পারেন।

3. Flow কাস্টমাইজেশন

• Flow তৈরি করার সময়, আপনি dynamic content বা conditions ব্যবহার করে ফ্লো কাস্টমাইজ করতে পারেন। এতে আপনি বিভিন্ন শর্ত বা লজিক যুক্ত করে ফ্লোকে আরও শক্তিশালী এবং নির্দিষ্ট করে তুলতে পারেন।

4. Flow পরিচালনা এবং মনিটরিং

• ফ্লো চলাকালীন সময়, আপনি Power Automate এর ড্যাশবোর্ড থেকে এটি মনিটর করতে পারেন, যেখানে আপনি ফ্লো সম্পর্কিত হিস্ট্রি, সাফল্য বা ত্রুটি দেখতে পাবেন।
• Run History সেকশন থেকে আপনি প্রতিটি ফ্লো রান দেখবেন এবং কোনো সমস্যা হলে সেটি ঠিক করতে পারবেন।

Flow তৈরি এবং ব্যবহার

Power Automate এ একটি নতুন Flow তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে:

1. Create Flow

• Power Automate ড্যাশবোর্ডে লগইন করার পর, Create বাটনে ক্লিক করুন।
• এরপর, আপনি যে ধরণের ফ্লো তৈরি করতে চান তা নির্বাচন করুন:
  • Automated Flow (যেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ট্রিগার থেকে শুরু হয়)
  • Instant Flow (যেটি ম্যানুয়ালি শুরু হয়)
  • Scheduled Flow (যেটি একটি নির্দিষ্ট সময়ে শুরু হয়)

2. Trigger নির্বাচন

• প্রথমে, Trigger নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, "When a new item is created in SharePoint"।
• Trigger সেট করার পর, ফ্লোটি এই ইভেন্টের মাধ্যমে শুরু হবে।

3. Action যোগ করুন

• Trigger এর পর, আপনি যা করতে চান তা হলো Actions যোগ করা। যেমন:
  • Send an email (ইমেইল পাঠান)
  • Add a row to Excel (এক্সেল শিটে নতুন সারি যোগ করুন)
  • Update a Salesforce record (Salesforce এ রেকর্ড আপডেট করুন)
• প্রতিটি action এর জন্য dynamic content ব্যবহার করে আরও নির্দিষ্ট ডেটা পাস করা যাবে।

4. Flow কাস্টমাইজ করা

• আপনি conditions, loops, বা variables ব্যবহার করে ফ্লোতে আরও কাস্টম লজিক যোগ করতে পারেন। যেমন, যদি কোনো শর্ত পূর্ণ হয়, তবে একটি নির্দিষ্ট কাজ সম্পাদন হবে।

5. Flow পরীক্ষা করা

• ফ্লো তৈরি হয়ে গেলে, আপনি Test অপশন দিয়ে এটি পরীক্ষা করতে পারবেন। এটি নিশ্চিত করবে যে ফ্লোটি সঠিকভাবে কাজ করছে।

6. Flow চালু এবং মনিটরিং

• একবার ফ্লো তৈরি ও পরীক্ষা হয়ে গেলে, আপনি সেটি চালু করতে পারেন এবং এর কার্যকারিতা মনিটর করতে পারেন।
• Power Automate ড্যাশবোর্ড থেকে Run History চেক করে ফ্লো-এর কর্মক্ষমতা এবং ত্রুটি পর্যবেক্ষণ করুন।

Flow এর কিছু ব্যবহারিক উদাহরণ

1. ইমেইল অটোমেশন

• Trigger: "When a new email arrives in Outlook"
• Action: "Send a thank you email to the sender"
• এখানে, Outlook এ নতুন একটি ইমেইল আসার পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি থ্যাংক ইউ ইমেইল পাঠানো হবে।

2. ফাইল সংরক্ষণ

• Trigger: "When a file is uploaded to OneDrive"
• Action: "Save the file to a SharePoint folder"
• এখানে, OneDrive এ নতুন ফাইল আপলোড হলে তা SharePoint এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ হবে।

3. ডেটাবেস আপডেট

• Trigger: "When a new form is submitted"
• Action: "Add a new record to SQL database"
• ফর্মের মাধ্যমে নতুন তথ্য সাবমিট হলে তা SQL ডেটাবেসে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হবে।

Flow এর সুবিধা

• স্বয়ংক্রিয়তা: দৈনন্দিন কাজগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পাদন করতে সক্ষম।
• কাস্টমাইজেশন: বিভিন্ন শর্ত ও লজিক ব্যবহার করে কার্যপ্রবাহ কাস্টমাইজ করা যায়।
• ইন্টিগ্রেশন: বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন এবং সেবা (যেমন SharePoint, Dynamics 365, Outlook, Excel) এর সাথে সহজে ইন্টিগ্রেট করা যায়।
• মনিটরিং: ফ্লো চলাকালীন সময় তার স্ট্যাটাস মনিটর করা সহজ এবং কোনো ত্রুটি হলে তা দ্রুত শনাক্ত করা সম্ভব।

Power Automate এর মাধ্যমে কাজের প্রবাহকে সহজ, দ্রুত, এবং সুশৃঙ্খল করা সম্ভব, যা সময় এবং প্রচেষ্টা বাঁচায়।

Power Automate এ তিন ধরনের ফ্লো তৈরি করা যেতে পারে: Automated Flow, Instant Flow, এবং Scheduled Flow। এগুলোর প্রতিটির নিজস্ব ব্যবহার এবং উপকারিতা রয়েছে, এবং আপনার প্রয়োজন অনুসারে যেকোনো একটি নির্বাচন করে ফ্লো তৈরি করা সম্ভব।

Automated Flow তৈরি

Automated Flow হলো সেই ধরনের ফ্লো যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ট্রিগার ইভেন্টের মাধ্যমে চালু হয়। এই ফ্লোটি সাধারণত কোনো ইভেন্ট ঘটলে (যেমন নতুন ইমেইল আসা, ডেটাবেসে নতুন রেকর্ড যোগ হওয়া) চালু হয় এবং পূর্বনির্ধারিত অ্যাকশনগুলো সম্পাদন করে।

Automated Flow তৈরি করার ধাপ:

1. Power Automate ড্যাশবোর্ডে যান:
   • প্রথমে Power Automate এ লগইন করুন এবং ড্যাশবোর্ডে যান।
2. Create অপশনে ক্লিক করুন:
   • ড্যাশবোর্ডে, উপরের দিকে থাকা Create বাটনে ক্লিক করুন।
3. Automated Flow নির্বাচন করুন:
   • ফ্লো তৈরির অপশন থেকে Automated Flow নির্বাচন করুন।
4. Trigger নির্বাচন করুন:
   • এবার আপনার ফ্লো চালু হওয়ার জন্য Trigger নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, "When a new email arrives" বা "When an item is created in SharePoint"।
   • আপনার সংযোগ (connector) সেটআপ করার পর Create বাটনে ক্লিক করুন।
5. Action যুক্ত করুন:
   • এরপর, ট্রিগারের ভিত্তিতে আপনার প্রয়োজনীয় Actions যোগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "Send an email" বা "Create a task in Planner"।
6. Flow Save করুন:
   • ফ্লোটি তৈরি হয়ে গেলে Save বাটনে ক্লিক করে আপনার Automated Flow সংরক্ষণ করুন।

Instant Flow তৈরি

Instant Flow হলো সেই ধরনের ফ্লো যা আপনি ম্যানুয়ালি ট্রিগার করেন। অর্থাৎ, এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু না হয়ে, আপনি নিজেই এটি চালু করেন। এটি সাধারণত যখন আপনি কোনো নির্দিষ্ট কাজ বা কার্যপ্রবাহকে হাত দিয়ে শুরু করতে চান, তখন ব্যবহার করা হয়।

Instant Flow তৈরি করার ধাপ:

1. Power Automate ড্যাশবোর্ডে যান:
   • Power Automate ড্যাশবোর্ডে লগইন করুন।
2. Create অপশনে ক্লিক করুন:
   • Create অপশনে ক্লিক করুন।
3. Instant Flow নির্বাচন করুন:
   • ফ্লো তৈরির অপশন থেকে Instant Flow নির্বাচন করুন।
4. Trigger নির্বাচন করুন:
   • এবার আপনাকে একটি Trigger নির্বাচন করতে হবে, যা Manually Trigger a Flow হিসেবে থাকবে। এর মানে হলো আপনি যখন ইচ্ছা ফ্লোটি চালু করতে পারবেন।
5. Action যুক্ত করুন:
   • ট্রিগার নির্বাচন করার পর, আপনি যে অ্যাকশনগুলো চান তা নির্বাচন করুন। উদাহরণস্বরূপ, "Send an email" বা "Post a message in Teams"।
6. Flow Save করুন:
   • ফ্লোটি সংরক্ষণ করতে Save বাটনে ক্লিক করুন।
   • ফ্লোটি সংরক্ষণ করার পর, আপনি এটি Run করে পরীক্ষা করতে পারবেন।

Scheduled Flow তৈরি

Scheduled Flow হলো সেই ধরনের ফ্লো যা নির্দিষ্ট সময় বা নির্দিষ্ট ইন্টারভালে স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালু হয়। এটি সাধারণত তখন ব্যবহার হয় যখন আপনি চান যে কোনো কাজ নির্দিষ্ট সময়ে বা নিয়মিতভাবে চালু হোক (যেমন, দৈনিক রিপোর্ট ইমেইল পাঠানো, সপ্তাহে একবার ব্যাকআপ নেওয়া)।

Scheduled Flow তৈরি করার ধাপ:

1. Power Automate ড্যাশবোর্ডে যান:
   • প্রথমে Power Automate ড্যাশবোর্ডে লগইন করুন।
2. Create অপশনে ক্লিক করুন:
   • Create বাটনে ক্লিক করুন।
3. Scheduled Flow নির্বাচন করুন:
   • ফ্লো তৈরির অপশন থেকে Scheduled Flow নির্বাচন করুন।
4. সময় নির্ধারণ করুন:
   • Recurrence এর মাধ্যমে আপনি নির্ধারণ করতে পারবেন ফ্লোটি কত ঘনঘন চালু হবে (যেমন প্রতিদিন, প্রতি সপ্তাহে, প্রতি মাসে ইত্যাদি)।
   • উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি চান যে ফ্লোটি প্রতিদিন ৮:০০ AM এ চলুক, তাহলে সেটি এখানে কনফিগার করতে পারবেন।
5. Trigger নির্বাচন করুন:
   • Recurrence নির্ধারণ করার পর, এরপর আপনি ফ্লো চললে Action যোগ করবেন (যেমন "Send an email" বা "Copy files to SharePoint")।
6. Flow Save করুন:
   • ফ্লোটি শেষ হলে Save বাটনে ক্লিক করুন এবং আপনার Scheduled Flow সংরক্ষণ করুন।

সারণী: Automated, Instant, এবং Scheduled Flow এর তুলনা

এই ধরণের ফ্লোগুলো তৈরি করে আপনি আপনার কাজের গতি বৃদ্ধি এবং অটোমেশন কার্যকরভাবে পরিচালনা করতে পারবেন।

Power Automate এ Trigger এবং Action হলো কার্যপ্রবাহ (flow) এর দুটি মৌলিক উপাদান। এগুলো ব্যবহার করে আপনি এক বা একাধিক অ্যাপ্লিকেশন বা সার্ভিসের মধ্যে অটোমেশন কার্যক্রম সম্পাদন করতে পারেন। Trigger হলো সেই ইভেন্ট বা ঘটনা, যা কার্যপ্রবাহ শুরু করে, আর Action হলো সেই কাজ বা অ্যাকশন, যা Trigger ঘটলে সম্পন্ন হয়।

Trigger কনফিগার করা

Trigger হলো একটি নির্দিষ্ট ইভেন্ট বা ঘটনা, যা একটি কার্যপ্রবাহ (flow) শুরু করে। এটি Power Automate এ কার্যপ্রবাহের প্রথম ধাপ। Trigger কনফিগার করতে, আপনি যে ইভেন্টটি ঘটলেই ফ্লো চালু হবে তা নির্বাচন করেন।

Trigger কনফিগার করার ধাপ

1. Power Automate এ লগইন করুন:
   • Power Automate ড্যাশবোর্ডে লগইন করুন এবং Create অপশনে ক্লিক করুন।
2. Trigger নির্বাচন করুন:
   • ফ্লো তৈরি করার জন্য, প্রথমে আপনাকে Trigger নির্বাচন করতে হবে। এর জন্য, "Start from blank" অপশনটি নির্বাচন করুন।
   • আপনি যে connector ব্যবহার করতে চান, যেমন Outlook, SharePoint, OneDrive, বা অন্য কোনো অ্যাপ্লিকেশন নির্বাচন করুন।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি Outlook এর মাধ্যমে ফ্লো তৈরি করতে চান, তবে "When a new email arrives" ট্রিগারটি নির্বাচন করুন।
3. Trigger এর কনফিগারেশন:
   • নির্বাচিত Trigger এর জন্য আপনাকে কিছু নির্দিষ্ট কনফিগারেশন প্রদান করতে হবে। যেমন:
     • Folder: নির্দিষ্ট ফোল্ডার নির্বাচন করুন যেখানে নতুন ইমেইল আসবে।
     • Filters: আপনি যদি কিছু নির্দিষ্ট শর্তে ইমেইল ট্র্যাক করতে চান, যেমন শুধুমাত্র গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল বা নির্দিষ্ট প্রেরকের ইমেইল, তবে আপনি তা এখানে কনফিগার করতে পারবেন।
4. Test Trigger:
   • একবার Trigger কনফিগার করার পর, Test অপশন ব্যবহার করে নিশ্চিত করুন যে এটি সঠিকভাবে কাজ করছে। Triggerটি সঠিকভাবে কাজ করলে, ফ্লোটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে শুরু হবে।

Action কনফিগার করা

Action হলো কার্যপ্রবাহে সম্পাদিত কাজ বা কার্যক্রম। Trigger সম্পন্ন হওয়ার পর, Action নির্ধারিত কাজটি করে। Action কনফিগার করার মাধ্যমে আপনি Power Automate কে বলবেন যে Trigger ঘটলে কী কাজ করতে হবে।

Action কনফিগার করার ধাপ

1. Action নির্বাচন করুন:
   • Trigger কনফিগার করার পর, পরবর্তী ধাপে Action নির্বাচন করতে হবে। এটি মূলত সেই কাজ হবে যা ফ্লোটি Trigger হওয়ার পর করবে।
   • Search connectors and actions বক্সে গিয়ে আপনি যেকোনো অ্যাপ্লিকেশন বা সেবা নির্বাচন করতে পারেন।
   • উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি Outlook এর Trigger ব্যবহার করছেন, তবে আপনি Send an email (V2) Action নির্বাচন করতে পারেন।
2. Action কনফিগারেশন:
   • নির্বাচিত Action এর জন্য আপনাকে কিছু ইনপুট প্রদান করতে হবে। যেমন:
     • Email recipient: এখানে আপনাকে ইমেইল প্রাপক (To) ঠিকানা প্রদান করতে হবে।
     • Subject: ইমেইলের বিষয় নির্বাচন করুন।
     • Body: ইমেইলের মেসেজ কনফিগার করুন।
   • আপনি চাইলে অন্যান্য dynamic content ব্যবহার করতে পারেন, যেমন Trigger এর মাধ্যমে পাওয়া ডেটা (যেমন ইমেইলের বিষয়, প্রেরকের নাম) Action এ ইনপুট হিসেবে ব্যবহার করতে।
3. Multiple Actions:
   • একটি ফ্লোতে একাধিক Action থাকতে পারে। আপনি একই Trigger ব্যবহার করে একাধিক Action যোগ করতে পারেন। যেমন, একটি ইমেইল আসলে আপনি চাইলে তা Save to SharePoint তে রেখে দিতে পারেন এবং পাশাপাশি একটি Teams notification পাঠাতে পারেন।
4. Test Action:
   • Action কনফিগার করার পর, ফ্লোটি সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা পরীক্ষা করতে Test অপশন ব্যবহার করুন। ফ্লোটি সঠিকভাবে কাজ করলে আপনি পরবর্তী পদক্ষেপে যেতে পারবেন।

Trigger এবং Action এর মধ্যে সম্পর্ক

• Trigger হলো ইভেন্ট যা কার্যপ্রবাহ শুরু করে। যেমন, একটি ইমেইল আসা বা ফাইল আপলোড হওয়া।
• Action হলো কাজ যা Trigger ঘটলে সম্পন্ন হয়। যেমন, ইমেইল পাঠানো বা ডেটাবেস আপডেট করা।

উদাহরণ:

• Trigger: "When a new email arrives in Outlook"।
• Action: "Send a notification to Teams" বা "Create a task in Planner"।

এই ধরনের ট্রিগার এবং অ্যাকশন কনফিগার করে আপনি নিজের প্রয়োজন অনুযায়ী অটোমেশন কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে পারেন।

Trigger এবং Action এর ফিচার

• Dynamic Content: Trigger এর মাধ্যমে প্রাপ্ত ডেটা ব্যবহার করে Action কনফিগার করা যায়, যেমন ইমেইল কনটেন্ট, ফাইলের নাম বা অন্যান্য তথ্য।
• Conditions: Action এ শর্ত বা Conditions যোগ করে আপনি নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে Action কার্যকর করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইমেইলটির বিষয় নির্দিষ্ট কোনো শব্দ ধারণ করে, তবে Action কাজ করবে।
• Multiple Actions: একাধিক Action একটি Trigger এর সাথে যুক্ত করা যায়। যেমন, একটি ট্রিগারের মাধ্যমে একাধিক কাজ সম্পন্ন করা (ইমেইল পাঠানো, ফাইল সংরক্ষণ করা, টাস্ক তৈরি করা)।
• Parallel Branching: একাধিক Action একসাথে parallelly চালানো যায়। এটি কার্যপ্রবাহকে আরও দ্রুত এবং কার্যকরী করে তোলে।

সার্বিক সুবিধা

• Automated Workflows: Trigger এবং Action ব্যবহার করে আপনি আপনার কাজগুলো অটোমেটিক্যালি সম্পন্ন করতে পারবেন, যেমন ইমেইল প্রাপ্তি, ফাইল আপলোড ইত্যাদি।
• Efficiency and Time Saving: একাধিক কাজ অটোমেটিক্যালি সম্পন্ন হওয়ায় সময় বাঁচানো যায় এবং কার্যকারিতা বৃদ্ধি পায়।
• Customizable Actions: আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী কাস্টম Action তৈরি এবং কনফিগার করা যায়, যা আপনাকে আরও নিয়ন্ত্রণ দেয়।

Power Automate-এ Trigger এবং Action কনফিগার করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ এবং এটি কার্যপ্রবাহ তৈরির একটি মৌলিক প্রক্রিয়া।

Power Automate এর Templates ফিচার ব্যবহার করে আপনি খুব সহজেই pre-built workflows বা ফ্লো তৈরি করতে পারেন, যা আপনার কাজের গতি বাড়াতে এবং সময় বাঁচাতে সাহায্য করে। Power Automate এ থাকা হাজারো টেমপ্লেটের মধ্যে থেকে আপনার প্রয়োজনীয় টেমপ্লেটটি নির্বাচন করে সেটি কাস্টমাইজ করে ব্যবহার করতে পারবেন। এই টেমপ্লেটগুলো ইন্টারনেটের বিভিন্ন সেবা এবং অ্যাপ্লিকেশন এর মধ্যে সংযোগ স্থাপন করে স্বয়ংক্রিয় কাজ করতে সাহায্য করে।

Templates ব্যবহার করে ফ্লো তৈরি করার ধাপ

1. Power Automate এ লগইন করুন

• Power Automate ব্যবহার করতে প্রথমে আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগইন করুন।
• লগইন করার পর, আপনি Power Automate এর ড্যাশবোর্ডে চলে আসবেন।

2. Templates সেকশনে যান

• ড্যাশবোর্ড থেকে উপরের মেনুতে "Templates" অপশন নির্বাচন করুন।
• এখানে আপনি নানা ধরনের pre-built workflows দেখতে পাবেন, যেগুলি বিভিন্ন সেবা এবং অ্যাপ্লিকেশন এর সাথে সংযুক্ত।

3. টেমপ্লেট নির্বাচন করুন

• Power Automate এ অনেক ধরনের টেমপ্লেট রয়েছে, যেমন:
  • Email Automation: Outlook বা Gmail থেকে ইমেইল পাঠানো বা গ্রহণ করা।
  • Social Media: Twitter, Facebook বা LinkedIn এ পোস্ট করা।
  • File Management: SharePoint বা OneDrive এর মধ্যে ফাইল আপলোড বা ডাউনলোড করা।
  • Task Management: Microsoft To-Do বা Planner এ টাস্ক তৈরি করা।
  • Notifications: Slack বা Microsoft Teams এ নোটিফিকেশন পাঠানো।
• আপনি আপনার প্রয়োজন অনুসারে টেমপ্লেট খুঁজে নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি চান “Send an email when a new item is added to SharePoint”, তাহলে সেই টেমপ্লেটটি নির্বাচন করুন।

4. টেমপ্লেট কনফিগার করুন

• টেমপ্লেট নির্বাচন করার পর, আপনাকে কিছু কনফিগারেশন করতে হবে:
  • Connections: Power Automate আপনাকে যেসব সেবার সাথে সংযোগ করতে বলে (যেমন Outlook, SharePoint, Gmail ইত্যাদি), সেগুলোর জন্য লগইন করতে হবে এবং অ্যাক্সেস অনুমতি দিতে হবে।
  • Input Fields: কিছু টেমপ্লেট আপনাকে নির্দিষ্ট ইনপুট দিতে বলবে, যেমন ইমেইল পাঠানোর জন্য receiver address, subject, বা message body।
  • Customize Flow: আপনি যদি চান, তবে টেমপ্লেটটি সম্পূর্ণরূপে কাস্টমাইজ করতে পারবেন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী Action বা Trigger পরিবর্তন করতে পারবেন।

5. ফ্লো কনফিগার করার পর Save করুন

• যখন আপনি টেমপ্লেটটি কনফিগার করে ফেলবেন, তখন "Save" বাটনে ক্লিক করুন।
• এর মাধ্যমে আপনার ফ্লো save হয়ে যাবে এবং আপনি পরে যে কোনও সময় এটি চালু বা পরিবর্তন করতে পারবেন।

6. টেমপ্লেট টেস্ট করুন

• ফ্লো সেভ করার পর, আপনি Test অপশন ব্যবহার করে এটি চালিয়ে দেখতে পারেন। এর মাধ্যমে আপনি চেক করতে পারবেন যে ফ্লো সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা।
• আপনি চাইলে Flow Checker ব্যবহার করে সম্ভাব্য ত্রুটির জন্য ফ্লো পরীক্ষা করতে পারেন।

7. ফ্লো চালান

• একবার সব কিছু ঠিকভাবে কনফিগার করার পর, "Run" বাটনে ক্লিক করে ফ্লোটি চালু করুন।
• ফ্লোটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নির্ধারিত কাজটি সম্পন্ন করবে। উদাহরণস্বরূপ, SharePoint এ একটি নতুন আইটেম যোগ হলে, সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার Outlook ইমেইলে নোটিফিকেশন পাঠাবে।

Templates এর মাধ্যমে ফ্লো তৈরির সুবিধা

1. সময় বাঁচানো

• Pre-built templates ব্যবহার করে, আপনি সময়ের অপচয় না করে দ্রুত কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে পারবেন।

2. জটিল কাজ সহজ করা

• এমনকি যদি আপনি নতুন ব্যবহারকারী হন, তবুও টেমপ্লেট ব্যবহার করে সহজেই জটিল কার্যপ্রবাহ তৈরি করা সম্ভব।

3. বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন একত্রিত করা

• টেমপ্লেটের মাধ্যমে আপনি বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশন (যেমন Outlook, SharePoint, Teams, Slack) একত্রিত করে একটি কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে পারেন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিভিন্ন টাস্ক সম্পন্ন করবে।

4. কাস্টমাইজেশন সুবিধা

• Power Automate এর টেমপ্লেটগুলি customization এর জন্য পুরোপুরি খোলা, যার মাধ্যমে আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী টেমপ্লেট পরিবর্তন করতে পারেন।

5. অটোমেশন এবং নিখুঁত কার্যপ্রবাহ

• বিভিন্ন কাজ অটোমেট করার মাধ্যমে আপনার দৈনন্দিন কাজ সহজ এবং দ্রুত করতে পারবেন। যেমন, যখন একটি নতুন ফাইল SharePoint এ আপলোড হবে, তখন সেটি Teams এ সবাইকে নোটিফাই করবে।

কিছু জনপ্রিয় টেমপ্লেট উদাহরণ

• Send an email when a new item is added to SharePoint: SharePoint ডেটাতে নতুন কোনো আইটেম যোগ হলে, একটি ইমেইল পাঠানো।
• Save email attachments to OneDrive: আপনার Gmail বা Outlook থেকে ইমেইল অ্যাটাচমেন্টগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে OneDrive এ সেভ করা।
• Post a message to Slack when an email is received: কোনো নির্দিষ্ট ইমেইল পেলে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে Slack এ একটি মেসেজ পাঠানো।
• Create a task in Planner when an email arrives in Outlook: Outlook এ ইমেইল আসলেই Microsoft Planner এ একটি নতুন টাস্ক তৈরি করা।
• Automatically store email attachments to Dropbox: Gmail বা Outlook থেকে ইমেইল অ্যাটাচমেন্ট Dropbox এ সেভ করা।

উপসংহার

Power Automate এর টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনি খুব সহজেই এবং দ্রুত কার্যপ্রবাহ তৈরি করতে পারেন, যা আপনার কাজকে অটোমেটেড, দ্রুত এবং দক্ষ করে তোলে। বিভিন্ন ইন্টারনেট সেবা এবং অ্যাপ্লিকেশন এর মধ্যে সংযোগ স্থাপন করে টেমপ্লেটটি কাস্টমাইজ করা এবং অটোমেটেড কাজের জন্য ব্যবহার করা সহজ।